La planification d’un événement à Hawkesbury est devenue plus facile et plus efficace grâce à un nouveau guide de planification qui sera bientôt disponible.
Le guide, approuvé par le conseil le 8 avril, a été conçu pour aider les organisateurs d’événements à utiliser efficacement les ressources de la ville dans la planification de leurs activités.
D’après la coordonnatrice des communications, plusieurs individus ou organismes ont tenté dans le passé d’organiser des événements sans savoir quelles applications soumettre et quelle règlementation suivre. Le guide offre donc aux organisateurs d’événements toute l’information nécessaire sur les politiques et procédures de la planification d’événements, en un seul document.
Le guide offre des directives sur l’accessibilité, l’alcool, les services alimentaires, les manèges et jeux gonflables, les zoos et divertissements pour enfants, les équipements municipaux, l’électricité, les déchets, les toilettes, les stationnements, les structures temporaires, l’affichage, les assurances et l’utilisation des terrains et propriétés publics.
Le guide servira aussi à assurer un traitement juste et équitable aux demandes d’individus et de groupes pour l’organisation d’événements spéciaux et à récupérer les coûts occasionnés par l’organisation d’événements.
Le coordonnateur des événements communautaires de la ville sera la principale personne-ressource pour le traitement des demandes d’événements.
Une première version avait été présentée au conseil lors de la rencontre du 4 mars. Après la présentation, le conseil avait décidé qu’une version finale devrait être présentée à une date ultérieure.
La version française du guide sera bientôt disponible sur le site Web de la ville de Hawkesbury. L’administration de la ville travaille présentement sur une version anglaise du document.
Comment faire une demande
Pour obtenir le formulaire de demande, les demandeurs devront communiquer avec le département des loisirs de la ville de Hawkesbury.
L’administration a jugé qu’il est plus avantageux pour les demandeurs de communiquer avec le département des loisirs avant de faire une demande. Le département des loisirs pourra guider les demandeurs et s’assurer que tous les documents nécessaires sont fournis.
Les demandeurs devront ensuite remplir le formulaire de demande puis l’envoyer par email accompagné d’une copie de l’attestation d’assurance, le plan du site ou l’itinéraire de l’événement, la programmation et le plan d’urgence de l’événement.
D’autres documents pourraient être exigés, incluant un contrat de location des installations, une liste de tous les camions de nourriture qui participeront à l’événement, un permis pour les aires de stationnement privées, un permis de circonstance, un permis de tente, un plan de stationnement ou un permis de feu.
Il est recommandé de faire une demande dans un délai de 120 jours avant l’événement pour tout événement spécial, 30 jours pour les fermetures de routes municipales et les exemptions de règlements de bruit, 45 jours pour les demandes de fermetures de routes de comté et 60 jours pour les fermetures de routes provinciales.
Les questions et les demandes d’événements doivent être envoyées à inforec@hawkesbury.ca. Les questions peuvent également être posées par téléphone au 613-636-2082.
