La politique sur les évènements spéciaux offre un guide compréhensif des procédures et règlements qui doivent être respectés par les organisateurs d’événements. Cette politique prévoit la création d’une équipe d’examen des événements spéciaux, d’une demande normalisée, d’une réception centralisée et d’une coordonnatrice des événements communautaires.
Cette équipe rassemble les plusieurs secteurs d’activités de la municipalité comme le service de pompiers, le directeur des travaux publiques, le directeur des parcs et loisirs et l’officier d’application des règlements municipaux au sein d’un même groupe afin de faciliter la tâche des organisateurs d’événements et de la municipalité.
L’équipe de révision est dotée de l’autorité administrative pour fermer des rues temporairement, donner des exemptions de règlement sur le bruit, donner des permis de feux.
Faciliter les Événements
Sans la structure en place, le processus manquait de cohésion et de coordination. Les organisateurs devaient communiquer avec les différents secteurs individuellement. Le temps nécessaire pour traiter une requête d’exemption de règlement de bruit ou de fermeture de rue était de plus d’un mois car elle devait être présenté au conseil municipal.
Cette nouvelle structure permet de traiter les demandes plus rapidement et efficacement. Les organisateurs n’ont qu’à compléter un formulaire indiquant tous les besoins de l’événement. Le formulaire est ensuite évalué par l’équipe de révision à savoir si l’événement rencontre tous les critères de sécurité, d’accessibilité et si la fermeture de route est possible.
Les organisateurs doivent initier la demande 120 jours avant l’événement.
La municipalité espère publier un guide accessible et le formulaire sur le site web d’ici la fin juin. Pour l’instant, les organisateurs doivent communiquer avec la coordonnatrice des événements spéciaux Zoé Fortin.
